前回の会議では、ホワイトボードに「日常業務の棚卸し」として、思いつく限りの業務をリストアップした。
メール対応、会議、資料作成、顧客対応…。大まかな分類はできたが、まだ全体を体系的に整理するには粗いままだった。
次の会議の日。朝の光が会議室の大きな窓から差し込み、テーブルの上のノートPCや資料に反射していた。
神谷はホワイトボードの前に立ち、前回のリストをベースに少し見直した表を掲示する。
神谷「みんな、前回は“日常業務の棚卸し”でたくさんの業務を洗い出したよね。今日は、その内容を改めて整理し直してきた。少し表現を見直して、今後のDXの議論に使いやすい“業務カテゴリ”にしたんだ」
そう言って、ホワイトボードに次の大項目を黒いマーカーで書き出していく。
- コミュニケーション業務
- 会議・打合せ
- ドキュメント作成
- 企画・調査業務
- 開発・技術業務
- 運用・保守業務
- 営業・マーケ業務
- 人事・総務・管理系
- 教育・育成
- 情報セキュリティ対応
神谷「前回は“メール”“会議”“資料作成”など大まかな言葉で出してもらったけど、今回少し構造を見直した。たとえば“顧客対応”は営業やコミュニケーションに分けて整理しているし、“セキュリティ対応”も独立させた。みんな、これで合意できるかな？」
全員が頷き、「その方が分かりやすい」「確かに整理しやすい」と声があがる。こうして大枠のカテゴリが全員で確認され、次のステップに進む準備が整った。
神谷は黒マーカーを手にしたまま続けた。
神谷「じゃあ次は、この大項目ごとに細かく業務を整理して、二階層にしていこう。全部を一人でやるのは大変だから、担当を割り振るよ」
神谷はホワイトボードのカテゴリを指差しながら役割を振り分けていく。
神谷「白石さんはコミュニケーション業務。森山さんは会議関係。綾瀬さんはドキュメント。本田さんは開発・技術関連をお願い。ただ…本田さんはまだ経験が浅いから、綾瀬さん、フォローも頼めるかな？」
綾瀬「わかりました。一緒にやってみます」
本田「お願いします！」
神谷は続けて視線を水野に向ける。
神谷「水野さんは外回りも多いから、営業・マーケを担当してほしい。榊原さんは運用・保守に加えて、企画・調査も一緒にお願いする。水野さんと榊原さん、二人で企画を見てほしい。事業の根幹だから両方の視点が必要だ」
水野と榊原が頷く。
神谷「早川さんは人事や総務など管理系。最後に、情報セキュリティ対応は白石さんにもお願いしたい。ここは技術的に難易度が高いから適任だと思う」
白石は「任せてください」と短く答えた。
こうしてメンバー全員に担当が割り振られ、“宿題”として自分の担当業務を二階層に整理して次回までに持ち寄ることになった。
数日後、再び集まった会議室。机の上にはノートPCや分厚い資料が並び、真剣な表情でメンバーが持ち寄った内容を突き合わせる。ホワイトボードにカテゴリが並び、その下に詳細なタスクが次々と書き込まれていく。黒マーカーの走る音が響き、業務の地図が少しずつ描き出されていく。
森山「会議はやはり多いな。定例や進捗確認、クライアント打合せ…重複しているものも目立つ」
水野「営業も、訪問とオンラインで全然性質が違う。分けて整理すると負担の偏りも見える」
榊原「企画・調査は未来への投資だから、こうして項目を明確にすること自体が大事だね」
綾瀬「本田さん、一緒にやった議事録整理、だんだん形になってきたね」
本田「はい！まだ時間はかかりますけど、どこに課題があるか見えてきました」
会議室の空気は引き締まっていたが、少しずつ「整理できた」という手応えが共有されていく。
最後に神谷がホワイトボードを見回しながらまとめる。
神谷「よし、これで全体を二階層で整理できた。このマップをベースに、次は“どこを優先的に改善するか”を考えていこう」
メンバーたちの目に、自信と期待の色が宿っていた。
参考資料：業務体系（二階層・担当者付き）
| 大分類 | 小分類 | 担当 |
|---|---|---|
| コミュニケーション業務 | メール返信・確認 電話対応（顧客・取引先・社内） チャット対応（Slack, Teams等） 社内連絡・報告 顧客対応（Q&A、技術支援） | 白石 |
| 会議・打合せ | 定例会議（週次・月次） プロジェクト進捗会議 企画・戦略会議 技術検討会・レビュー クライアント打合せ（要件定義等） | 森山 |
| ドキュメント作成 | 提案書・見積書・報告書作成 会議資料作成 仕様書・設計書作成 マニュアル・手順書作成 議事録作成 | 綾瀬 |
| 企画・調査業務 | 新サービス企画 市場・競合調査 技術調査・選定 ユーザー調査・フィードバック分析 | 榊原、水野 |
| 開発・技術業務 | 設計・開発 コーディング・ユニットテスト コードレビュー バグ修正・障害対応 CI/CD運用改善 | 本田（綾瀬がフォロー） |
| 運用・保守業務 | システム監視・ログチェック 障害対応・復旧 アカウント管理・設定変更 定期メンテナンス ドキュメント更新 | 榊原 |
| 営業・マーケ業務 | 顧客対応（ヒアリング・提案） 見積書・契約関連 セールス活動（メール・訪問） 広報・プロモーション コンテンツマーケティング | 水野 |
| 人事・総務・管理系 | 勤怠管理・申請対応 経費精算・予算管理 採用活動・面接対応 社内制度整備・改善 社内イベント・研修企画 | 早川 |
| 教育・育成 | 社内勉強会 技術研修・OJT ナレッジ共有（Wiki・Notion等） メンタリング・新人指導 | 綾瀬、本田 |
| 情報セキュリティ対応 | アクセス権限見直し インシデント訓練 セキュリティポリシー更新 情報漏洩リスク監視 | 白石 |